До недавнего времени в сфере финансового прогнозирования преобладал консервативный подход, основанный обычно на личном опыте сотрудников и уровне их квалификации. Но время, прогресс, новые технологии и методы, системы управления доходами и нестабильные рыночные условия заставляют по-новому подойти к прогнозам. Ниже – краткий обзор различных инструментов для прогнозирования.

Инструменты для анализа вашего дохода зачастую очень сильно зависят от конкретных технологий и процедур гостиницы. Так, в случае применения RMS (Revenue Manаgement System) анализировать данные будет намного проще, чем вручную собирая данные статистики за прошедшие годы. Особенно это будет нелегко в случае с крупным заведением: гостиничной сетью вроде Britаnnia или Intеrcontinental, либо большим бутик-отелем. И хотя внедрение новых технологий довольно дорого стоит, эти траты стоят того, ведь любое упрощение управления гостинице – в конечном счете то, к чему нужно стремиться. А точный прогноз, основанный на качественных и оперативных входных данных, позволяет быть максимально информированным о происходящих на рынке процессах и разработать верную стратегию.

При должном уровне реализации, прогноз является очень эффективным стратегическим инструментом для управления предприятием. Но даже созданный лишь с учетом общих правил и базовых  механизмов прогноз может принести пользу. По сути, прогнозирования является ключом к ориентированию на рынке, в данном случае – на гостиничном. Управление всеми статьями расходов, оценка потока клиентов, планирование расписания для обслуживающего персонала отеля, особенно в случаях, когда некоторые или все работники имеют сдельную оплату, и даже такие вещи, как количество порций для завтрака в кафе или ресторане гостиницы, можно сделать лучше, имея под рукой прогнозы.

Чем более тщательно составлен тот или иной прогноз, тем больший запас времени он дает для того, чтобы произвести все необходимые изменения ценовой политики, маркетинговой стратегии и любые другие действия. Например, если прогнозы сообщают о скором снижении загрузки отеля, можно загодя подготовить какие-либо рекламные акции и специальные предложения и внести коррективы в тарифную сетку, тем самым не дав тенденциям рынка повредить гостинице, а возможно – напротив, помочь подняться над конкурентами до небывалых высот.

Прогнозировать что-либо можно практически на любой срок, но обычно, для гостиниц сроки меньше недели не играют большой роли. Говоря же о долгосрочных прогнозах, на месяцы или годы, и связанном с ними планировании, необходимо учитывать, что уровень детализации и точные здесь очень важны.

История цен и показателей загрузки конкурирующих отелей – одно из очень удобных и нужных средств для составления долгосрочного прогноза, дающее возможность не только проанализировать политику других игроков на рынке, но и внести какие-либо коррективы в собственную стратегию и предсказать изменения спроса. Обычно вышеуказанные данные собираются за прошедший год или несколько и затем сопоставляются с конкретным периодом, выбранным для прогноза (логично предположить, что анализировать спрос летом трудно по данным зимней загрузки).

В числе факторов, которые необходимо учитывать, исследуя деятельность конкурентов, можно выделить следующие:

• Стратегия продаж конкурентов и все её изменения;

• Сезоны наивысшей и самой низкой загрузки гостиниц конкурентов;

• Открытия новых отелей, анонсы и закрытия;

• Изменения в составе управленческих отделов конкурирующих компаний;

• Реконструкция и ремонт в гостиницах конкретного региона.

Анализируя сегмент индивидуальных клиентов, наибольшее значение при прогнозе придается каналам продаж. Для этого проводят исследования, целью которых является выделить наиболее активный за конкретный период канал продаж (например, звонки, онлайн-бронирование и т.д.) и, соответственно, наименее активный и прибыльный. Помимо этого учитываются тарифы, категории номеров, бронируемых по тем или иным каналом и другие факторы, что позволяет, в свою очередь, спрогнозировать дальнейший рост или уменьшение количества продаж и выбрать для этого наиболее эффективные методы.

Постоянная и тщательная работа – залог верных прогнозов. Собираемая информация, наслаивается друг на друга и в итоге составляет массив, являющийся четкой картиной изменений показателей во времени, близкой к реальности. Сравнение же результатов прошлых прогнозов с реальными фактами позволяет оценить погрешность прогнозирования  и в дальнейших исследованиях применять корректирующий коэффициент.

Такие сегменты продаж, как корпоративные клиенты и поток от туроператоров являются одними из самых важных и полезных для прогноза. Здесь следует учитывать всё: и изменения количества посетителей, пришедших по этим каналам, и среднее время проживания в отеле и состояние дел в сотрудничающих с вами компаниях и планируемые объёмы их бизнеса, соответствует ли это вашим ожиданиям и многое другое. Порой информациях о клиентах от компаний самих клиентов может в корне отличаться от имеющейся у вас. А разнообразие точек обзора – залог успешного прогнозирования и планирования.

Следует стремиться к сбору максимального количества информации о состояния рынка и использовать для этого все возможности. Одними из самых эффективных методов являются встречи и другие контакты (например, рассылка по email) с постоянными и потенциальными клиентами, в ходе которых необходимо выяснять их ожидания и планы по взаимодействию с гостиницами в целом. Помимо информации о клиентах, собираемой на стойках администрации при помощи всевозможных анкет и т.п., не забывайте обращаться и к данным коммерческого отдела, занимающегося продажами и исследующего тенденции в этой сфере.

Прогнозы – это не карта будущего, и поэтому расхождение их с реальностью может доходить вплоть до противоположного, в редких случаях. Менее 5% - допустимый и предпочтительный уровень расхождения. Помните, что точность прогнозов в гостиничном бизнесе основывается на следующих факторах:

• Разделение каналов продаж на категории и их учёт;

• Рассмотрение групповых заявок, проверка их на актуальность и анализ перспектив увеличения или уменьшения;

• Коррекция ожидаемого результата на основании коэффициентов реализации бронируемых номеров гостиницы, вычисление среднего процента загрузки.

• Проверка на наличие пересекающихся броней;

• Проверка на наличие отложенных броней (в особенности, групповых), не занесенных в систему управления;

• Оценка вероятных отмен броней по каждому канала продаж в отдельности;

• Проверка групповых броней на соответствие тарифам, работающим на текущий момент, учет скидок и программ поощрения клиентов.

Одним из самых главных факторов успешности прогнозов является постоянная работа по сбору информации о финансах, проценте загрузки в гостиницы, изменении ADR и т.п. Методы прогноза также важны, выбираются они обычно менеджерами, ответственными за стратегические решения. Основное требование к сотрудникам, задействованным в этой деятельности – недопущение личных предпочтений и субъективной оценки данных, излишне творческого подхода. В этом случае, прогнозы позволяют действительно эффективно оценить перспективы и развивать бизнес в соответствии с изменениями на рынке, инвестировать в него или сокращать издержки.