В ситуации кадрового голода управляющим отелей приходится нелегко: нужно выполнить финансовый план, обеспечить высокий уровень сервиса гостям и всё это с минимальными ресурсами.

При этом, убытки в отелях возникают не только из-за сезонных спадов и нехватки персонала.

С начала пандемии пошла волна массового закрытия небольших гостиниц и не всем удалось пережить волну кризиса 2020-х годов: объем просроченной задолженности в гостиничном бизнесе оставил 1,44 млрд рублей за 2023 г.

К 2024 году сформировался новый тренд, с которым столкнулись и владельцы российских отелей – рост кибератак, хищение персональных данных отелей.

В этой статье мы расскажем о двух бизнес-процессах, которые защищают отель об убытков.

Непрерывная инвентаризация как метод управления активами отеля

Потери и кражи в номерах

Одна из самых очевидных проблем в гостиничном бизнесе – постоянные затраты на поддержание номерного фонда в отличном состоянии. 

Впечатления – то, за чем приезжают гости в отель. Но есть и недобросовестные гости, которые могут украсть или испортить имущество: мебель, плечики, зонты, полотенца, халаты – примеров множество.

Отели ежегодно закладывают затраты на возмещение этих потерь в бюджет. В сетевых отелях эти потери компенсируются за счёт высокого чека, в небольших – за счёт депозита, который может быть не возвращен, если гость испортит номер.

Есть и другая проблема – неконтролируемая перестановка мебели. Если в номере сломался стул, его могут быстро заменить, позаимствовав стул из другого номера. Так, в течение полугода-года по отелю перемещаются вещи и никто не знает их точное количество и состояние.

Кражи и потери другого имущества отеля

В отеле есть не только номерной фонд, которым нужно управлять. Есть масса и другого имущества, потеря которого – убытки: оборудование для зоны рецепции (оргтехника, компьютеры) оборудование общих клиентских зон, ресторан, тренажёрный зал, конференц-зал, спа-зона и пр. Кроме гостей, также есть и недобросовестные сотрудники, которые могут присвоить себе имущество отеля. Отели теряют ноутбуки, посуду, элементы декора.

Как сократить издержки и сэкономить отелю?

На сегодня самое актуальное решение для собственников гостиниц – внедрение процессов непрерывной инвентаризации и контроля имущества.

Непрерывная инвентаризация – это:

1. Точные данные. Регулярная инвентаризация позволяет получить точные данные о перемещении и остатках основных фондов, товарно-материальных ценностей и других активов. Это помогает избежать ошибок в учете и обеспечивает постоянную достоверность данных, предоставляемых руководству.
2. Выявление хищений. Непрерывная инвентаризация помогает выявить факты хищения и порчи имущества, что позволяет своевременно принять меры для минимизации убытков.
3. Улучшение сервиса. Уверенность в том, что все на своем месте и в отличном состоянии – одна из гарантий комфортного проживания гостя и улучшения качества сервиса. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции на рынке гостиничных услуг.

Как сделать инвентаризацию простым и недорогим процессом?

Обычно инвентаризация проводится раз в квартал или два раза в год. Ответственность возлагают на финотдел, точнее на главного бухгалтера, который после инвентаризации проводит финансовые сверки.

В реальности процесс учёта можно сделать постоянным, если разделить зоны ответственности. Например, каждый руководитель отвечает за свою зону, а контроль поручает своему линейному сотруднику.

Процесс контроля имущества не обязательно должен быть дорогим, сложным и требовать дорогостоящих специалистов. Конечно, можно установить специальное аппаратно-программное обеспечение, но можно проводить регулярный учёт, как это сделали, например, в отеле ALL INN в Хакасии.

Кейс: как провести инвентаризацию 43 номеров, лобби, ресторана, конференц-зала, бани за 5 дней силами 3 человек. https://teamdo.ru/s/keis/

Инвентаризация номерного фонда

В классическом виде этот бизнес-процесс выглядит так:

1. Гость выселяется из номера и направляется на ресепшн для оплаты и получения документов.
2. Горничная или любой другой назначенный сотрудник посещает номер и проводит моментальную сверку.
3. Администратор к концу оформления документов сразу может “в режиме онлайн” проверить состояние номера после выезда гостя. И при наличии значительных нарушений правил проживания – разрешить эту ситуацию с еще стоящим перед ним гостем.

На обычную проверку уходит до 5 минут, на тщательную нужно 10 минут.

Безусловно, в разных отелях из-за их индивидуальных особенностей построения бизнеса этот процесс будет незначительно отличаться. Но основная суть ясна: точная фиксация состояния номера перед заселением гостя с отметками о времени проверки и ее исполнителе, и моментальная фиксация состояния после выезда с возможностью отследить изменения.

Инвентаризация остального имущества отеля

Не только гости могут стать причиной хищения или порчи имущества. Ошибки могут совершать как и линейный персонал, так и руководители. Нередко неправильное ведение учета и контроля запаса, например, расходных материалов приводит к значительным расхождениям между отчетом и фактическим наличием. И чем больше прошло времени с момента последней инвентаризации, тем значительнее будут расхождения, а значит и финансовые потери. Так же никто не отменял злонамеренные действия со стороны своих же сотрудников, которые но все же случаются.

Как сделать инвентаризацию простым и недорогим процессом?

Как работает Инвентарь.Teamdo

Приложение работает в облаке – это значительно экономит стоимость вложений отеля в программу. Интерфейс понятный, поэтому с использованием приложения справится сотрудник с любым уровнем образования.

1. Составить список имущества.
2. Загрузить в файл и получить QR-код для каждого объекта.
3. Распечатать на обычном принтере наклейки с QR-кодом и наклеить на объекты.
4. Проверять наличие по QR-коду любым авторизованным в системе мобильным устройством.

Годовая стоимость программы для инвентаризации Teamdo сопоставима со стоимостью одной ночи в отеле 3*.

Контроль доступов и безопасные пароли

Каждый из нас хотя бы раз в жизни сталкивался с ситуацией, когда забыл пароль от своего почтового клиента. А кто из нас не получал спам-звонки от мошенников, которые пытались выведать личную информацию? Все то же самое происходит и в нашем бизнесе.

Менее чем за год, всего лишь с января 2024 года российские компании допустили свыше 200 очень крупных утечек персональных данных, что на 37% больше, чем в 2023 году.

К чувствительным данным чаще всего относят ФИО, даты рождения, адреса, электронную почту и прочие контакты. Но по сути – это вся информация о вашем госте, по которой его можно идентифицировать.

Исходя из нашей практики взаимодействия с представителями малого и среднего гостиничного бизнеса, только у одного из десяти предприняты меры хотя бы по минимальному обеспечению ИБ в своей организации.

Анна Крампец, генеральный директор TeamDo

Как происходят утечки в отелях?

Утечки происходят или из-за внешних атак или из-за ошибок сотрудников.

Ошибки сотрудников – нарушение норм кибебезоасности, открытие сомнительных файлов в почте, слабые пароли или пересылка их в мессенджерах. 

Все это является серьезным риском и нужно регулировать.

Если вы, как руководитель, задумались о информационной безопасности гостиницы(alt=информационная безопасность отеля), начните с простого аудита. Определите сколько и каких логинов и паролей у вас существует и какие сотрудники имеют право ими пользоваться.

По данным TeamDo,в небольшой компании с 10 сотрудниками хранятся и регулярно используются до 80 учётных записей.

Почему пароли важны

• Утечка данных: Небезопасные пароли могут привести к утечке конфиденциальной информации о клиентах и финансовых операциях. Это может повлечь за собой юридические и репутационные риски. Например, если злоумышленники получат доступ к данным кредитных карт гостей, это может привести к значительным штрафам.
• Кибербезопасность: Современные хакеры используют сложные методы для взлома систем. Надежные пароли и регулярные обновления помогают предотвратить несанкционированный доступ к данным.
• Защита от мошенничества: Безопасные пароли защищают от внутреннего и внешнего мошенничества, что снижает риск финансовых потерь. Например, сотрудники, имеющие доступ к системам бронирования и финансовым данным, могут использовать уязвимые пароли для совершения мошеннических действий, таких как кража средств или бронирование номеров для личных целей.

Менеджер паролей – защита отеля

Собирать пароли и доступы очень удобно сразу используя средства автоматизации. В современном мире менеджер паролей сродни кошельку, где вы храните свои банковские карты.

Основное преимущество таких программ – возможность генерации сложных и длинных паролей и проверка паролей по “слитым” базам. Сотрудникам отеля не нужно стараться запоминать все пароли ко всем системам, достаточно помнить пароль от менеджера паролей.

Менеджер паролей TeamDo для отелей

Один из вариантов постановки процесса - использовать надежный менеджер паролей TeamDo. 

Для отелей оптимальный вариант использовать облачную версию, которая не требует найма ИТ-специалиста или системного администратора.

Программа удобна для собственников и управляющих: вы сразу можете разделить учётные записи по группам. Администраторы на ресепшене, финотдел, маркетолог и отдел рекламы будут видеть только пароли только к своим программам:

Годовая стоимость менеджера паролей TeamDo сравнима со стоимостью одной ночи в пятизвездочном отеле.

О чём ещё нужно знать? Что такое парольная политика и пакет важных документов

Любой бизнес-процесс на предприятии должен быть описан. Это могут быть инструкции для администратора или горничных, правила использования специального оборудования.

Процесс хранения, создания и использования паролей и доступов – не исключение. При внедрении менеджера паролей нужно:

• определить уровни доступа – кому и какая информация необходима для работы
• как часто нужно менять пароли от разных сервисов
• как выдавать доступы при найме сотрудника
• как забрать пароли при увольнении сотрудника
• как выдавать временному сотруднику
• как выдавать подрядчикам

Поэтому платформа TeamDo c менеджером паролей передаёт и документы для внедрения:

• Парольная политика – вышеуказанные правила по управлению паролями.
• Приказ, который должен подписать каждый сотрудник.
• Инструкцию по использованию менеджера паролей.

В заключение.

Уделяйте внимание безопасности цифровых данных, проводите регулярный учёт имущества. 

Это защищает от финансовых потерь, помогает не так сильно зависеть от “человеческого фактора”.

Используйте эти материалы для улучшения работы отеля:

• Чек-лист «Кибербезопасность отеля»
• Чек-лист заселения и выселения из отеля
• Чек-лист проверки номера перед заселением
• Чек-лист проверки работы горничных
• Чек-лист "Как внедрить Инвентарь.Teamdo в гостинице"
• Чек-лист "Как провести годовую инвентаризацию в отеле с Инвентарь.TeamDo"  

Реклама: ООО «Адекс» ИНН: 7017081674 erid: 2VtzqunuVFt