Статья подготовлена по комментариям территориального управления Роскомнадзора по Республике Марий Эл.

Чтобы заселить гостя, нужны как минимум имя и фамилия. Это — персональные данные (или ПДн), и их правильный сбор, хранение и уничтожение регулируют несколько законов.

Отелю надо правильно работать с персональными данными:

1. Чтобы соответствовать закону и не бояться проверок.

2. Чтобы безопасно хранить данные гостей и предотвращать их утечку.

Рассказываем, как это делать.

В чем суть законов о работе с ПДн

По информации территориального управления Роскомнадзора по Республике Марий Эл, правила обработки персональных данных определяет Конституция РФ (ст. 23 и 24), Трудовой кодекс (гл.14 ст. 85-90), 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» и другие нормативные документы.

Основная суть всех этих документов: нельзя собирать, хранить, использовать и распространять персональные данные человека без его согласия.

Как регулировать работу с ПДн в отеле

1. Составьте «Политику организации» для гостей

Так как вы собираете ПДн, вам нужен внутренний документ, который регулирует работу с ПДн. Возьмите за основу 152-ФЗ и составьте «Политику организации». В ней пропишите:

● Правовые основания обработки персональных данных: законы, согласно которым обрабатываете ПДн.

● Порядок и условия обработки персональных данных: как собираете, обновляете, исправляете, удаляете и уничтожаете персональные данные.

● Что гость имеет право запросить свои персональные данные и попросить их удалить из вашей базы данных.

● Что вы имеете право предоставить данные гостей по запросу правоохранительных органов.

Если собираете ПДн в Интернете, разместите «Политику организации» на сайте отеля.

2. Спрашивайте согласие гостей на обработку ПДн

Гости должны согласиться на обработку их данных: либо подписать согласие при регистрации в отеле, либо поставить галочку «Согласен с обработкой персональных данных» при бронировании на сайте.

В модуле бронирования TL: Отель это уже предусмотрено, но «Политика организации» нужна в любом случае.

3. Составьте документы для внутреннего пользования

Еще одно обязательное требование 152-ФЗ — внутренние документы. Издайте внутренний приказ — пакет документов, который описывает, как вы работаете с персональными данными. Включите в приказ:

1. Цели и задачи сбора и обработки ПДн.

2. Требования по работе с персональными данными.

3. Кто из сотрудников имеет должностные полномочия работать с ПДн.

4. Где хранятся документы с ПДн.

5. Инструкции по работе с ПДн.

Основная задача этих внутренних документов — регламентировать работу и предотвратить кражу базы данных. Часто данные крадут собственные сотрудники, например, забирают с собой при увольнении.

Упорядочьте работу с персональными данными — не бойтесь проверок и утечки данных.