В Санкт-Петербурге в последнее время отельеры стали все больше интересоваться экологией. Эко-отели набирают популярность среди туристов всех категорий. Однако не только само понятие как «эко-отель» способно привлечь более широкий круг клиентов, сегодня в городе развивается и другое движение под «кодовым» названием «зеленые конференции». «Зеленые конференции» в отелях – это не только забота о здоровье и окружающей среде, но и отличный способ снизить себестоимость мероприятия. Если верить статистике, то только за один 2000 год на организацию различных конференций было потрачено более 230 миллиардов долларов.

Само понятие «зеленые конференции» зародилось в США около 10 лет назад, но сегодня постепенно приживается во многих других странах. Согласно исследованиям Агентства по охране окружающей среды США - Protection Agency (EPA) - на крупных совещаниях или конференциях основную часть бюджета занимает печатная продукция. В данном случае под печатной продукцией понимается не только программа и тезисы самого мероприятия, но и рекламные проспекты, вывески, стенды, таблички и другой визуальный материал. Кроме печатного материала второй статьей расходов при проведении конференции является обеспечение водой всех участников. По данным Eurac Convention Center, на пятидневную конференцию, в которой примут участие 350 человек, придется потратить 12600 маленьких пластиковых бутылок воды, 10000 одноразовых стаканчиков и 12250 салфеток. Столько бутылок воды и пластиковых стаканчиков потребуется для проведения только одной конференции, которых в разных городах мира ежегодно проходит значительное количество. Примерно треть затрат на проведение обычной конференции уходит на изделия из бумаги и картона, четверть – на пластик, металл и стекло. Так же не стоит забывать и о расходах на электроэнергию, транспорт, бронирование отелей. Далеко не все гостиницы имеют собственные конференц-залы. Для сокращения расходов, необходимо выбрать средство размещения, которое бы находилось рядом с местом проведения конференции.

Если говорить об именных бейджах, которые выдаются участникам и гостям конференции, то в США существует практика в конце конференции собирать бейджи и использовать их на будущий год. Если в конференции принимали участие 1300 человек, организаторы смогут сэкономить при повторном использовании бейджей в среднем 1000$.

Если говорить об инженерной составляющей «зеленых» конференций, то еще в мае 2003 года в штате Флорида были описаны 10 основных принципов:

1. Инженерные процессы и продукты должны использоваться комплексно, с интеграцией инструментов экологической экспертизы;

2. Необходимо учитывать ряд факторов, позволяющих не только сохранить, но и улучшить состояние экосистемы, а также здоровья и благосостояния человека;

3. Необходимо опираться на имеющийся опыт, совершенствовать энергосберегающие технологии;

4. Инженерные разработки должны быть качественными;

5. Минимизировать затраты;

6. Минимизировать отходы;

7. Необходимо разрабатывать новые инженерные решения в соответствии с географическими, климатическими и культурными особенностями страны;

8. Необходимо создавать и совершенствовать новые технологии;

9. Налаживать связи с компаниями, заинтересованными в развитии проектов для «зеленых» конференций.

Некоторые ассоциируют понятие эко- или «зеленых» конференций с большими финансовыми расходами. На практике же «зеленые» конференции не только позволяют снизить вред, наносимый окружающей среде, но и существенно снизить затраты на проведение конференций. Если говорить о Санкт-Петербурге, Москве или других городах России, отели, следующие экологическому движению, способны привлечь большее количество клиентов. За границей такое понятие как «экологичность» отеля, равно как и его безопасность, имеют не последнее значение. Именно поэтому, если планируется конференция международного уровня, организаторы скорее отдадут предпочтение гостинице, предоставляющей услуги по организации «зеленых» конференций. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что организация «зеленых» конференций является не только одним из способов существенно снизить затраты, но и позволит привлечь новых клиентов, а, значит, увеличит прибыль.

Сегодня «экологичность» отеля можно назвать своеобразным брендом, за которым «тянутся» новые клиенты.

Представьте себе, одной из организаций в Санкт-Петербурге потребовалось провести конференцию. На организацию конференции выделены определенные средства из бюджета. Перед устроителями встал выбор: организовать мероприятие в привычном формате или же выбрать проведение «зеленой» конференции, затраты на которую будут гораздо меньше. Конечно, в большинстве случаев предпочтение будет отдано более дешевому, но не менее качественному варианту.  

Главным отличием «зеленой» конференции от обычных, является не только сокращение расходов на проведение, но и снижение количества отходов.

Итак, для того, чтобы минимизировать затраты, необходимо сделать следующее:

1. Свести к минимуму количество полиграфической продукции. Вместо раздаточных материалов можно использовать флеш-карты, диски или другие носители информации.

2. Минимизировать расходы на упаковку продукции.

3. Использовать вывески, бейджи, стенды и элементы оформления с предыдущих выставок.

4. Для создания рекламной продукции использовать переработанные материалы.

5. Использовать энергосберегающие технологии.

6. Заменить воду в пластиковых бутылках на воду в бойлерах. Если это невозможно, необходимо отправить использованные бутылки на переработку.

7. Отправлять ненужную продукцию в переработку, сортировать мусор.

8. Выслать рекламные материалы участникам по электронной почте – это позволит гостям ознакомиться с информацией заранее и избавит от необходимости затрачивать бюджет на распечатывание.  В США среди специалистов в области event-менеджмента широкое распространение получил  довольно интересный акроним, который звучит как «SEND» - S- Simple, E- Effective, N- Necessary, D- Done.

9. Оформить зал заседания в соответствии с экологическими стандартами.

К месту, в котором планируется проводиться «зеленая» конференция, также предъявляется ряд требований. Например, на площадке проведения конференции должны быть установлены контейнеры для сбора раздельного мусора, который в последствие будет отправлен в переработку.

Сеть отелей «Best Western» провела опрос, в котором участвовали 250 компаний. В ходе опроса выяснилось, что в этом году спрос на «зеленые» конференции увеличился. На сегодняшний день около 20% компаний используют «зеленые» технологии при проведении мероприятий, а 74% опрошенных проявляют интерес к данному направлению.

Генеральный директор «ICF-Международные конференции» Максим Воронцов рассказывает: «Сейчас набирают популярность IT-системы, позволяющие участникам в рамках одного пространства самим знакомиться друг с другом, назначать встречи, обмениваться электронными визитками. Это очень удобно для крупных мероприятий, где очень легко потеряться среди сотен делегатов. На конференциях, ориентированных на технически подкованную аудиторию, социальные сети становятся одним из базовых инструментов продаж - таким же обыденным, как и звонки по телефону. Также социальные сети незаменимы в формировании программы мероприятия на основе предпочтений потенциальных участников. Нигде больше нет такой уникальной возможности общаться непосредственно с целевой аудиторией события, получая объективную информацию из первых уст» (dp.ru).

Среди городов России не только Москва и Санкт-Петербург уже включились в «зеленую гонку». Активно участвует в экологическом движении и Екатеринбург. Специалисты в области гостиничного бизнеса надеются, что эко-отели и «зеленые» конференции смогут прижиться в нашей стране.