•         


- - - - -

Руководители отелей, делимся опытом в этой теме.


#1 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

25 Январь 2015 - 15:28

Коллеги, может быть я немножко расплывчато сформирую свое сообщение, но хотелось бы, чтобы вы поделились своим опытом различных организационных вопросов функционирования малого отеля.

Например, какие виды отчетности используете, какие отчеты вам помогают в работе?

Как взаимодействуете с бухгалтерией (для меня это больной вопрос)? Как контролируете оплаты по безналу и т.п.?

Что в отеле вы делаете каждый день, а чему уделяете внимание раз в неделю или раз в месяц?

В общем, поделитесь своими хитростями и "фишечками", облегчающими вашу жизнь в качестве руководителя отеля?

По большей части интересует опыт небольших отелей до 20-30 номеров.

Надеюсь, суть моего посыла в этом сообщении вы поняли, отели все разные, хочется узнать, а как что устроено у других, чтобы быть может, перенять какие-то полезные моменты деятельности.

Пишите обо всем, что посчитаете нужным.



#2 Андрей Крымский

Андрей Крымский

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 539
  • Пол:Мужчина
  • Город:Севастополь

25 Январь 2015 - 19:32

 

Как взаимодействуете с бухгалтерией (для меня это больной вопрос)? Как контролируете оплаты по безналу и т.п.?

 

Мне просто любопытно... У отеля до 20 номеров отдельная бухгалтерия? С тремя бухгалтерами и главным бухгалтером во главе? Малые отели стремятся как могут минимизировать свои затраты. Раздувание штата - выброс денег в никуда. Может еще и  отдельную службу  бронирования для малых отелей организовать?

Если по существу, оплаты по безналу я контролирую сам. Захожу в интернет- банкинг и смотрю кто, откуда и сколько перевел денег. Также в интернет- банкинг может войти любой наш администратор, чтобы посмотреть поступление денег. Только посмотреть. Потому что на все остальные действия в банкинге у них стоят ограничения. Видеть поступления им необходимо для того, чтобы заносить сведения об оплате в АСУ. И вообще, в АСУ все автоматизировано, в том числе и контроль финансов.  Никаких проблем. По крайней мере для малых отелей. Может,  у кого-то по-другому, но у нас так



#3 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

25 Январь 2015 - 22:36

 

 

Как взаимодействуете с бухгалтерией (для меня это больной вопрос)? Как контролируете оплаты по безналу и т.п.?

 

Мне просто любопытно... У отеля до 20 номеров отдельная бухгалтерия? С тремя бухгалтерами и главным бухгалтером во главе? Малые отели стремятся как могут минимизировать свои затраты. Раздувание штата - выброс денег в никуда. Может еще и  отдельную службу  бронирования для малых отелей организовать?

Если по существу, оплаты по безналу я контролирую сам. Захожу в интернет- банкинг и смотрю кто, откуда и сколько перевел денег. Также в интернет- банкинг может войти любой наш администратор, чтобы посмотреть поступление денег. Только посмотреть. Потому что на все остальные действия в банкинге у них стоят ограничения. Видеть поступления им необходимо для того, чтобы заносить сведения об оплате в АСУ. И вообще, в АСУ все автоматизировано, в том числе и контроль финансов.  Никаких проблем. По крайней мере для малых отелей. Может,  у кого-то по-другому, но у нас так

 

 

Андрей, я ж не просто так написал, что все отели разные, внутренняя организация так же разная. Например у нас, помимо малого отеля на организации два ресторана плюс сдаваемые в аренду помещения - без бухгалтера не обойтись. Тем более каждый должен заниматься своим делом - налоги, отчисления, зарплата, кадры и т.п. Если я, как руководитель, буду заниматься еще и бухгалтерией, у меня не будет хватать времени на свои прямые обязанности.

В прочем, если кто-то обходится без бухгалтерии, наверное это действительно неплохой способ сокращения расходов.



#4 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

25 Январь 2015 - 23:42

Олег, Вы изначально дали мало информации о Вашем отеле...

#5 Ilya Basalyga

Ilya Basalyga

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 112

26 Январь 2015 - 13:53

Контроль оплат это, строго говоря, не бухгалтерская работа, хотя часто занимается ей именно бухгалтер.



#6 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

26 Январь 2015 - 15:02

Олег, Вы изначально дали мало информации о Вашем отеле...

 

Я наоборот хотел послушать, как обстоят дела у других, чтобы перенять опыт, у нас же пока некоторые организационные вопросы не очень совершенны.



#7 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

26 Январь 2015 - 16:01

Имел сказать, что намного понятнее что советовать когда формат объекта указан (отель, отель+ресторан, отель+ресторан+бар..).

Андрей, к примеру, высказал мнение в формате отель онли... А у Вас, оказался ещё ресторанчик)))



#8 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

26 Январь 2015 - 16:38

Имел сказать, что намного понятнее что советовать когда формат объекта указан (отель, отель+ресторан, отель+ресторан+бар..).

Андрей, к примеру, высказал мнение в формате отель онли... А у Вас, оказался ещё ресторанчик)))

 

Ну, в обоих ресторанах у нас свой руководящий состав (сейчас Андрей опять будет возмущаться по поводу раздувания штата  :) ). Бухгалтер один на всю фирму, но наша проблема в том, что сидит он вообще в другом месте, соответственно плохо взаимодействие налажено.

Но вопрос был не только, и не столько про бухгалтерию.



#9 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

26 Январь 2015 - 16:50

Как знать, как знать... Это я о причинах той или иной проблемы. Учёт, здесь, далеко не последнее место занимает. Советую начать именно с него. Нет учёта - нет дисциплины, нет дисциплины - не будет и сервиса. Возвращайте бухгалтера взад, прописывайте схемы взаимодействия, обучайте персонал и проблема (ы) решится.



#10 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

26 Январь 2015 - 18:00

Как знать, как знать... Это я о причинах той или иной проблемы. Учёт, здесь, далеко не последнее место занимает. Советую начать именно с него. Нет учёта - нет дисциплины, нет дисциплины - не будет и сервиса. Возвращайте бухгалтера взад, прописывайте схемы взаимодействия, обучайте персонал и проблема (ы) решится.

 

Бухгалтера вернуть не получится - места мало для рабочего места, да и там, где он физически сейчас сидит тоже свои задачи решает.

Отсюда вопрос, как взаимодействовать дистанционно? Сейчас она мне по email'у присылает каждый день выписки с поступлениями, я у себя уже отмечаю.

Есть мысли поменять PMS (это будет в любом случае - наша текущая однозначно устарела и больше не поддерживается производителем), в которой будет взаимодействие с 1C и возможность удаленного доступа с разных рабочих мест. Таким образом бухгалтер сможет отмечать оплаты по безналу непосредственно в PMS, а также смотреть закрыты ли уже оказанные услуги (актами) или нет. Счета и закрывающие на безнальщиков выставляют администраторы (также как и готовят квитанции для оплаты за наличные), руководитель контролирует все оплаты. Пока вижу так.



#11 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

26 Январь 2015 - 18:29

Выписки по почте и хорошо и плохо... Если Вы, скажем, руководитель группы компаний и в отеле и ресторанах есть управляющие - гуд. Если Вы и есть управляющий (отеля и двух ресторанов) - проще сделать доступ к клиент-банкингу (с функцией просмотра, к примеру) и получать информацию оперативно, а не ждать пока "бухи" пришлют. Это влияет на сервис и не лучшим образом, когда гости на стойке, а его денег не видно, потому что доступ у бухгалтера, бухгалтер в налоговой и тп.

Далее по месту дислокации бухгалтера. Считаю, при отеле и двух ресторанах на территории, место бухгалтера в гуще событий. Выставление счетов, акты - это работа бухгалтера. Наличные - да могут админы закрывать. Кроме того, рестораны. Здесь работы для бухгалтера - выше крыши, если, конечно, у Вас не "домашний учёт" из серии "не доели - записали, выпили - вычеркнули". Калькуляционные карты, себестоимости, инвентаризации и прочие прелести общепита требуют постоянного присутствия бухгалтера. Иначе можно не досчитаться половины выручки и столько же продукции на складе.

С заменой PMS - мысль правильная, равно как и связка с бухгалтерией. А коли так, нужно увязывать воедино и общепит, тогда будете иметь действительно объективную картину о состоянии дел, причём оперативно а не раз в день.



#12 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

27 Январь 2015 - 12:20

Это влияет на сервис и не лучшим образом, когда гости на стойке, а его денег не видно, потому что доступ у бухгалтера, бухгалтер в налоговой и тп.

 

Я такой ситуации и представить-то не могу, если мы откажем уже приехавшему гостю в заселении при отсутствии оплаты по безналу.



#13 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

27 Январь 2015 - 12:28

Ситуации разные бывают...

Сюда же можно спроецировать ситуацию, когда гость хочет заселиться не оплатив :)



#14 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

27 Январь 2015 - 14:38

Ситуации разные бывают...

Сюда же можно спроецировать ситуацию, когда гость хочет заселиться не оплатив :)

 

Не очень понимаю, что имеете ввиду. Мы работаем в большинстве своем без предоплаты, за бронь, естественно, денег не берем, более того, оплату сделать можно и в течении проживания. На моей памяти (за 6 лет) только пару случаев было, когда гости выезжали не оплатив, но и в обоих случаях мы их "вычисляли" и оплата производилась.

Но, согласен, ситуации бывают разные. 



#15 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

27 Январь 2015 - 15:20

Имел в виду, что есть общепринятая практика брать предоплату (хотя бы) за первые сутки проживания. Да и вообще, предоплата - вещь полезная :), и актуальна я в наше трудное время.



#16 Андрей Крымский

Андрей Крымский

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 539
  • Пол:Мужчина
  • Город:Севастополь

30 Январь 2015 - 09:35

 предоплата - вещь полезная :), и актуальна я в наше трудное время.

Предоплата всегда была и будет полезной и актуальной. Во все времена  :)  Это очень хороший рычаг, который дисциплинирует нерадивых гостей  ;)



#17 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

30 Январь 2015 - 10:11

Видимо она нужна не всем...



#18 Андрей Крымский

Андрей Крымский

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 539
  • Пол:Мужчина
  • Город:Севастополь

30 Январь 2015 - 10:18

Видимо она нужна не всем...

думаю там, где низкий спрос и, соответственно, низкие продажи номеров



#19 Ilya Basalyga

Ilya Basalyga

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 112

30 Январь 2015 - 12:10

 

 предоплата - вещь полезная :), и актуальна я в наше трудное время.

Предоплата всегда была и будет полезной и актуальной. Во все времена  :)  Это очень хороший рычаг, который дисциплинирует нерадивых гостей  ;)

 

В периоды низкой загрузки обязательная предоплата - вещь весьма сомнительная. Только отпугнете часть гостей.



#20 Андрей Крымский

Андрей Крымский

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 539
  • Пол:Мужчина
  • Город:Севастополь

30 Январь 2015 - 12:15

 

 

В периоды низкой загрузки обязательная предоплата - вещь весьма сомнительная. Только отпугнете часть гостей.

 

Я об этом написал также здесь  :)



#21 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

30 Январь 2015 - 12:30

Не соглашусь насчёт сомнительности предоплаты первых суток.

Что касается предполагаемого периода проживания - здесь, безусловно, настаивать не стоит.



#22 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

17 Февраль 2015 - 16:38

Приветствую, коллеги. 

 

Я опять к вам с организационным вопросом. Посоветуйте, как лучше сделать, чтобы администраторы не запутались.

С марта хотим поднять немного цены на номера. Естественно, с начала года уже есть кое-какие бронирования на будущие периоды от турфирм и т.п. Все приходящие заявки (либо подтверждения к заявкам), помимо бронирования в pms, хранятся у нас в бумажном виде в отдельной папке, разбитой по месяцам. Вот думаю, в связи с увеличением стоимости номеров завести для администраторов новую такую папку, куда уже будут сортироваться бронирования по новым ценам. Предыдущие же заявки на будущие периоды, которые были сделаны еще по старым ценам, так и будут хранится в старой папке. Сильно ли это упростит жизнь администраторам или еще больше запутает? Может есть способ проще?

 

PS: отработанные бронирования у нас складируются в отдельную коробку. В вышеописанных папках хранятся только актуальные заявки.



#23 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

17 Февраль 2015 - 16:49

Коли есть PMS, для чего этот ворох бумаг? Зачем дублировать функции системы?

"Новую" папку - ффтопку... да и "старую" следом :) .



#24 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

18 Февраль 2015 - 12:58

Коли есть PMS, для чего этот ворох бумаг? Зачем дублировать функции системы?

"Новую" папку - ффтопку... да и "старую" следом :) .

 

Олег, видимо у вас никогда проблем техникой не было. :) Компьютер есть компьютер, у нас пару раз база данных слетала, так вот этот "ворох бумаг" очень даже помогал восстановить бронирования хотя бы на неделю вперед, пока не починят базу данных.

Да и суть моего вопроса в другом была, например в нашей PMS не возможно понять, когда было сделано бронирование, оттого не понятно, по старым или по новым ценам будет проживание.



#25 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

18 Февраль 2015 - 15:30

Олег, нет слов...

Такого в гостинице быть не должно. (остановка базы, а тем более- слёт). Качественные сервера и ПО - это первое, что помогает избежать подобных ситуаций. Обычно база "вертится" на SQL, а данные дублируются.



#26 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

18 Февраль 2015 - 16:41

Олег, нет слов...

Такого в гостинице быть не должно. (остановка базы, а тем более- слёт). Качественные сервера и ПО - это первое, что помогает избежать подобных ситуаций. Обычно база "вертится" на SQL, а данные дублируются.

 

Да вы что? :) Знаю некоторые малые отели, которые свою "шахматку" в Экселе ведут. :) Убого, конечно, но факт остается фактом. Гостиницы разные бывают, не устаю это повторять в здешних дискуссиях с форумчанами с категоричными мнениями. Сомневаюсь, что для какого-нибудь гостевого домика в 4-5 номеров экономически целесообразно приобретать сервера и какое-нибудь дорогостоящее ПО.

 

PS: отчасти и моя ошибка, что не предоставляю полноценные вводные данные, у меня мини-отель на 15 номеров, так что небольшая папка с бумагами не представляет проблемы. Тем более, что бОльшая часть заявок (будь-то booking, турагенты, командировочные и т.п.) приходит на бумаге, где порой указана какая-либо актуальная информация, которую в PMS не занесешь.

 

PPS: я эту тему и завел, чтобы другие делились опытом в различных организационных вопросах. Вот Ваше мнение я услышал, но похоже Вы руководите большим отелем на несколько десятков номеров, так что для малых отелей какая-то инфа будет не актуальна...



#27 Oleg Vereshchaka

Oleg Vereshchaka

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 587
  • Пол:Мужчина
  • Город:Харьков

18 Февраль 2015 - 16:48

Да, так и есть)))

Никак не могу абстрагироваться от "своих" 150-ти...



#28 Олег Попов

Олег Попов

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 110

18 Февраль 2015 - 16:50

Да, так и есть)))

Никак не могу абстрагироваться от "своих" 150-ти...

 

В итоге вывод - нет универсальных рецептов, каждый руководитель должен искать свое решение в каждой конкретной ситуации. :)



#29 Ilya Basalyga

Ilya Basalyga

    Старожил Клуба Отельеров

  • Отельеры
  • 1 112

18 Февраль 2015 - 17:35

...завести для администраторов новую такую папку, куда уже будут сортироваться бронирования по новым ценам. Предыдущие же заявки на будущие периоды, которые были сделаны еще по старым ценам, так и будут хранится в старой папке. Сильно ли это упростит жизнь администраторам или еще больше запутает? Может есть способ проще?

 

PS: отработанные бронирования у нас складируются в отдельную коробку. В вышеописанных папках хранятся только актуальные заявки.

Олег, 

если весь ворох бумаг нужен только на случай сбоя компьютера, для чего такой сложный документооборот?  Пусть лежит одной кучей, периодически выкидывать устаревшее. Компьютерные сбои не так часто бывают, да и шахматку в Экселе можно бэкапить на флэшку :)