Конференция на 35 человек, 5 дней. Помогите советом!

Коллеги, добрый день!

С 10 по 15 сентября у нас в отеле размещается группа 35 человек и в течение всего срока пребывания будет проводиться конференция. В принципе, в заявке они озвучили свои требования (форма зала, видеопроектор, флипчарты и тп). Также, указали, что хотят два кофе-брейка с печенюшками. Собственно, прошу поделиться опытом проведения подобных мироприятий, так как сама на конференциях присутствовала только в качестве участника. На что обратить внимание, какие моиенты учесть в первую очередь, любые ньюансы, особенности, примеры. Буду благодарна за любую информацию!

Да, интересный вопрос. Поддерживаю

 

Если нормальные участники конференции, то им понадобится закуска на вечернее время. Если будут "отдыхать" в номерах, то посуду и приборы будут выносить с ужина. И мало кто это с утра вернёт назад

А вот как отдыхают албанцы - я не знаю

Да, интересный вопрос. Поддерживаю

Если нормальные участники конференции, то им понадобится закуска на вечернее время. Если будут "отдыхать" в номерах, то посуду и приборы будут выносить с ужина. И мало кто это с утра вернёт назад
А вот как отдыхают албанцы - я не знаю

Надо отдать должное албанцам - отдыхают они тихо, мирно, по-семейному. Никто не напивается, не орет дурным голосом и не бьет посуду))) Если и выпивают, то в меру. За шесть лет, что живу здесь, по пальцам могу пересчитатб случаи, когда видела пьяных албанцев))) Зато поляки, которые сюда кстати приезжают в немалых количествах, вытаоряют такое, что албанцы за сердце хватаются)))
Но моя группа, слава богу, албанцы, так что не думаю, что будут какие-то серьезные чп)) Скорее, интересует организация персонала во время конференции. Сколько человек должно присутствовать в конференц-зале (и должны ли?), чтобы обеспечить нормальное проведение миропоиятия? Как проводить кофе-брейки? Обслуживать там же, в зале, или приглашать в лобби отеля? В какое время нужно улодиться с подачей кофе/чая и тп? Может, есть какие-то стандарты, правила, этикет? Надеюсь, понятна суть вопроса)

1. В зале никто не нужен. Координатор ивента должен уметь подключить мультимедиа и перезагрузить компьютер если вдруг что (не дай Бог конечно). 

2. Чайный буфет не в зале. Зал в это время на проветривание. Будет шикарно сделать за это время влажную уборку

3. Перерыв на чай для 35 персон 20-25 мин. Если курилка и санузлы в шаговой доступности. Если нет - 30 мин смело можно выделять. Сколько нужно санузлов - прикиньте сами по среднему времени на процедуру.  

4. Или кипяток на столах. 2-3 термостата (чайника). Там же посуда, пакетики с порошками, сладости. Наливают сами

Или передвижной бар - наливает бармен (бармены - в два потока, лучше в три). Сладости на столах

5. Емкости для мусора, чтобы не на столы бросали

6. По эконом классу - стаканчики и ложки одноразовые. Если через бармена - можно и чашки с блюдцами  

1. В зале никто не нужен. Координатор ивента должен уметь подключить мультимедиа и перезагрузить компьютер если вдруг что (не дай Бог конечно).
2. Чайный буфет не в зале. Зал в это время на проветривание. Будет шикарно сделать за это время влажную уборку
3. Перерыв на чай для 35 персон 20-25 мин. Если курилка и санузлы в шаговой доступности. Если нет - 30 мин смело можно выделять. Сколько нужно санузлов - прикиньте сами по среднему времени на процедуру.
4. Или кипяток на столах. 2-3 термостата (чайника). Там же посуда, пакетики с порошками, сладости. Наливают сами
Или передвижной бар - наливает бармен (бармены - в два потока, лучше в три). Сладости на столах
5. Емкости для мусора, чтобы не на столы бросали
6. По эконом классу - стаканчики и ложки одноразовые. Если через бармена - можно и чашки с блюдцами

Вот, круто! Спасибо!
Про мусорные емкости не подумала. Действительно, нужно позаботиться об этом.
Нужно ли снабжать зал канцелярией: бумагой, ручками, маркерами? Запроса на это не было, попросили только два флипчарта, но тем не менее, может, это подразумевается)
Потом еще вопрос с размещением. У нас лифт вмещает максимум 6 человек. Соответственно, расселение затянется. Кого селить первым? Директоров или по порядку номеров?
И еще, они у нас на полном пансионе. Обедать/ужинать будут все одновременно. Сколько официантов нужно, чтобы обслужить 35 человек? Мы к концу сезона сократили штат. Сейчас придется снова вызывать сотрудников. Какое количество работников должно быть в ресторане?

Флипчарт без бумаги и маркера - это как авто без колес))
Заселение. Нужно раздобыть у организатора (с их стороны) список гостей. Распределите их заранее по номерам (желательно без участия гостей...тк они до утра будут решать кто с кем проживает), вбейте данные pms, подготовьте ключи. Это значительно облегчит процесс заселения...сверили данные - выдали ключи. Либо собрали паспорта, спокойно вбили данные..но это не комильфо. Вместимость лифта на скорость заселения никак не повлияет.
Обслуживание в ресторане. При выдаче "в стол" - максимум 2 официанта. Если предполагается полное обслуживание с обливом и тд - это совсем другая история..от 4 до 8 чел на одного официанта..в зависимрсти от квалификации последнего.

ПС. Вышеописанное, как правило, применимо к крупным заездам (от 100 чел). С Вашим кол-вом, считаю, справятся два админа спр..без подготовки списка, паспортов и тд..тоесть в порядке живой очереди

Потом еще вопрос с размещением

 

 

А спишитесь с организаторами и попросите у них список расселения. Ну типа "Мы леди и джентльмены , которые помогают другим ледям и джентльменам"

И еще, они у нас на полном пансионе. Обедать/ужинать будут все одновременно. Сколько официантов нужно, чтобы обслужить 35 человек? 

 

 

Это 9 столов по 4 персоны

Или 7 по 5 (вернее, 6-ти местных)

 

Ну можно так:
1) Салаты-закуски и компоты-десерты порционно предварительным накрытием

2) Хлеб-выпечка и уксус-горчица-соевый соус-кетчуп одной посудой на весь стол предварительным накрытием

3) Супы чафиндишами - и пущай сами себе наливают. Даже термин для такого метода обслуживания придумали - "Немецкий".

4) Основное блюдо подавать "по американски" - порционируется на кухне и тремя тележками вывозить в зал. Если тележек покупать не хочется, то выносить подносами. Сейчас посчитать сколько мелких столовых тарелок становится на поднос. Если надо, например, 6 подносов, то вывести на вынос всех кого можно, чтобы за одну ходку - вжух! - и вынесли

Здесь и сами можете принять участие. И рецепции девочку "попросить". Чай не откажет

 

В руках носить тарелки - Боже упаси! Пусть лучше заранее потренируются

Вот как в правой руке - это будет достойно. А как в левой - это как-то не кошерно

И ещё - на 35 персон для чайного буфета надо 8 л кипятка одномоментно. Пересчитайте в чайники

Флипчарт без бумаги и маркера - это как авто без колес))
Заселение. Нужно раздобыть у организатора (с их стороны) список гостей. Распределите их заранее по номерам (желательно без участия гостей...тк они до утра будут решать кто с кем проживает), вбейте данные pms, подготовьте ключи. Это значительно облегчит процесс заселения...сверили данные - выдали ключи. Либо собрали паспорта, спокойно вбили данные..но это не комильфо. Вместимость лифта на скорость заселения никак не повлияет.
Обслуживание в ресторане. При выдаче "в стол" - максимум 2 официанта. Если предполагается полное обслуживание с обливом и тд - это совсем другая история..от 4 до 8 чел на одного официанта..в зависимрсти от квалификации последнего.

Ну флипчарт-то понятно, что с бумагой и маркерами должен быть))) я имела ввиду на столах должны ли лежать бумага и ручка?
Официантов будет три, один барист, один повар и два помощника. Надеюсь, вытянем...если что, пойду сама огурцы-помидоры нарезать))))

Флипчарт без бумаги и маркера - это как авто без колес))
Заселение. Нужно раздобыть у организатора (с их стороны) список гостей. Распределите их заранее по номерам (желательно без участия гостей...тк они до утра будут решать кто с кем проживает), вбейте данные pms, подготовьте ключи. Это значительно облегчит процесс заселения...сверили данные - выдали ключи. Либо собрали паспорта, спокойно вбили данные..но это не комильфо. Вместимость лифта на скорость заселения никак не повлияет.
Обслуживание в ресторане. При выдаче "в стол" - максимум 2 официанта. Если предполагается полное обслуживание с обливом и тд - это совсем другая история..от 4 до 8 чел на одного официанта..в зависимрсти от квалификации последнего.

Ну флипчарт-то понятно, что с бумагой и маркерами должен быть))) я имела ввиду на столах должны ли лежать бумага и ручка?
Официантов будет три, один барист, один повар и два помощника. Надеюсь, вытянем...если что, пойду сама огурцы-помидоры нарезать))))

Потом еще вопрос с размещением

А спишитесь с организаторами и попросите у них список расселения. Ну типа "Мы леди и джентльмены , которые помогают другим ледям и джентльменам"

А вот расселение будет проходить по схеме, про которую предупреждал выше Олег)))) А именно: гости на месте сами решат, кто с кем проживает

Настольные принадлежности, как правило, сами организаторы привозят..брендировка и прочие "статусные" вещи))
С "решаловом" на месте, может выйти очень некрасиво и долго. Особенно если захотят раздельные счета.. Хотя 35 человек..может и договорятся быстро. Как правило, это обязанность организатора со стороны заказчика.

ПС. Пару недель назад, к нам заехали 30 итальянцев. Очень торопились заселиться, тк хотели успеть обойти побольше музеев и достопримечательностей... Без малого 2 часа не могли договориться кто с кем будет проживать.

Настольные принадлежности, как правило, сами организаторы привозят..брендировка и прочие "статусные" вещи))
С "решаловом" на месте, может выйти очень некрасиво и долго. Особенно если захотят раздельные счета.. Хотя 35 человек..может и договорятся быстро. Как правило, это обязанность организатора со стороны заказчика.

ПС. Пару недель назад, к нам заехали 30 итальянцев. Очень торопились заселиться, тк хотели успеть обойти побольше музеев и достопримечательностей... Без малого 2 часа не могли договориться кто с кем будет проживать.

Итальянцы - такие итальянцы))) насмешили)))
Я учту этот момент. Постараюсь договориться с организаторами, чтобы они этот вопрос решили заранее и отправили списки. Ну или на крайняк, пусть решают по дороге: будет им чем два часа в автобусе заняться))))
Сейчас получила письмо с примерным планом проведения конференции. Я так понимаю, что у них будет обучение. То есть, не конференция, а интенсив или треннинг. Нам-то собссно все равно))) вот только на кофе-брейк они выделили два раза по 15 минут, а заканчивается вся эта радость в 16:30...обедать-то они когда собираются, если в 19:00 у них ужин? Я понимаю, что это вопросы к заказчику, но также понимаю, что они сами видимо не очень понимают, как все это организовать))) не остались бы мы в итоге крайними, что не смогли им предоставить своевременный сервис))) Да и контингент тот еще - сотрудники МВД Косово с одной стороны и какая-то австрийская организация по вопросам миграции - с другой. Проще говоря - менты и иностранцы. Поди не угоди, потом еще антирекламу устроят. Страна размером с куриную .опу, все друг друга знают...Что-то прям незбагойно мне, как все пройдет)) Шеф, понятное дело, хочет денег свхватить под завязку сезона, готов хоть с бубном плясать, но, блин, если что не так - шишки на меня полетят(((

Ну если такие гости -то переживать не стоит)) во-первых, все поедят -будьте спокойны, а во-вторых-всегда можно сдвинуть график, поговорите с организатором..согласуйте все нюансы.
Два крфе-брейка вполне нормальная практика. Второй прием будет где-то за час до окончания, поэтому успеют проголодаться. Главное - все сделать ко времени. К примеру, если, кофе брейк будет в помещении, где проходит конференция, то его нужно засервировать заранее..иначе можете "встрять". Хорошим вариантом будет сделать его в другом месте..желательно примыкающим к месту проведения конфнренции.. так вы, не мешая процессу, спокойно засервируете, затем уберете.
Ну и основное правило конференции - много выпивки и еды))